Ziel der Funktion
Die Leitung der Geschäftsstelle gewährleistet den professionellen operativen Betrieb der Schweizerischen Trachtenvereinigung. Sie unterstützt die Verbandsorgane in administrativen, organisatorischen und kommunikativen Belangen, setzt Beschlüsse um und koordiniert die vielfältigen Aktivitäten des Verbandes.

Hauptaufgaben
Operative Leitung der Geschäftsstelle
•    Organisation und Führung des Tagesgeschäfts
•    Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe
•    Ansprechperson für Mitglieder, Kantonalvereinigungen, Behörden sowie externe Partner
•    Verantwortung für die telefonische und schriftliche Korrespondenz
•    Sicherstellung einer hohen Dienstleistungsqualität gegenüber allen Anspruchsgruppen
Unterstützung der Verbandsorgane
•    Enge Zusammenarbeit mit dem Präsidium und der Geschäftsleitung
•    Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von Sitzungen der Geschäftsleitung, des Zentralvorstands und der Delegiertenversammlung
•    Protokollführung sowie Erstellung von Entscheidungsgrundlagen
•    Umsetzung der Beschlüsse der Verbandsorgane
•    Termin- und Pendenzenmanagement
Projekt- und Veranstaltungsmanagement
•    Koordination nationaler Projekte
•    Unterstützung bei der Organisation von Grossveranstaltungen
•    Zusammenarbeit mit Organisationskomitees und Kommissionen
•    Projektplanung inklusive Termin-, Budget- und Ressourcenüberwachung
•    Administrative Begleitung von Arbeitsgruppen
Kommunikation
•    Koordination der internen Kommunikation
•    Mitbetreuung der Verbandswebsite und weiterer digitaler Kommunikationskanäle
•    Unterstützung bei Publikationen, Jahresbericht und Informationsunterlagen

Mitglieder- und Verbandsadministration
•    Verwaltung der Mitglieder- und Adressdaten
•    Bearbeitung von Ein- und Austritten
•    Unterstützung der Kantonalvereinigungen
•    Pflege der Verbandsdatenbanken
•    Koordination administrativer Prozesse
Finanzen und Administration
•    Mitarbeit bei Budgetierung, Finanzplanung und Jahresabschluss
•    Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung
•    Prüfung, Kontierung und Freigabe von Eingangsrechnungen sowie Kontrolle der Buchungen
•    Vorbereitung von Unterlagen für Revision und Jahresabschluss
•    Verwaltung von Verträgen, Versicherungen und Dokumentationen
•    Verantwortung für das physische und digitale Verbandsarchiv sowie Einhaltung der Aufbewahrungspflichten

Zusammenarbeit mit Partnern
•    Pflege der Zusammenarbeit mit Behörden, Kulturinstitutionen und Partnerverbänden
•    Betreuung von Sponsoren und Förderpartnern
•    Koordination externer Dienstleister
•    Unterstützung bei Fördergesuchen und Projektabrechnungen
Digitalisierung und Organisationsentwicklung
•    Weiterentwicklung administrativer Prozesse
•    Einführung und Optimierung digitaler Arbeitsinstrumente
•    Unterstützung bei IT- und Softwareprojekten
•    Mitwirkung bei der Umsetzung der Verbandsstrategie
•    Einbringen eigener Ideen zur Weiterentwicklung der Geschäftsstelle
 

Anforderungen
Fachliche Qualifikationen
•    Kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung im Verbands-, Projekt- oder Non-Profit-Management
•    Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion
•    Erfahrung in der Organisation komplexer Projekte oder Veranstaltungen
•    Sehr gute MS-365-Kenntnisse sowie hohe digitale Affinität
Persönliche Kompetenzen
•    Organisations- und Planungstalent
•    Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
•    Hohe Sozial- und Kommunikationskompetenz
•    Dienstleistungsorientiertes Denken und Handeln
•    Belastbarkeit und Flexibilität
•    Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
•    Verhandlungsgeschick und diplomatisches Auftreten
•    Freude an der Zusammenarbeit mit ehrenamtlich engagierten Menschen
Sprachkenntnisse
•    Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
•    Gute Französischkenntnisse
•    Italienisch ist von Vorteil
Besonderes
•    Bereitschaft zu gelegentlichen Abend- und Wochenendeinsätzen
•    Interesse an Schweizer Brauchtum, Kultur und Verbandswesen
•    Reisebereitschaft innerhalb der Schweiz