Direction du secrétariat

Objectif de la fonction

La direction du secrétariat assure le bon fonctionnement opérationnel de la Fédération nationale des costumes suisses. Elle apporte son soutien aux organes de la fédération dans les domaines administratif, organisationnel et de la communication, met en œuvre les décisions et coordonne les multiples activités de la fédération.

 

Principales missions

Direction opérationnelle du secrétariat

• Organisation et gestion des activités quotidiennes

• Garantie de l'efficacité des processus administratifs

• Interlocuteur pour les membres, les associations cantonales, les autorités et les partenaires externes

• Responsabilité de la correspondance téléphonique et écrite

• Garantie d’une qualité de service élevée envers toutes les parties prenantes

Soutien aux organes de l’association

• Collaboration étroite avec la présidence et le comité-directeur 

• Préparation, organisation et suivi des réunions du comité-directeur, du comité central et de l’assemblée des délégués

• Rédaction des procès-verbaux et élaboration des documents de décision

• Mise en œuvre des décisions des organes de l’association

• Gestion des échéances et des dossiers en suspens

Gestion de projets et d’événements

• Coordination de projets nationaux

•  Soutien à l’organisation de grands événements

• Collaboration avec les comités d’organisation et les commissions

• Planification de projets, y compris le suivi des échéances, du budget et des ressources

• Accompagnement administratif des groupes de travail

Communication

• Coordination de la communication interne

• Participation à la gestion du site web de la fédération et d’autres canaux de communication numériques

• Assistance à la réalisation des publications, du rapport annuel et des documents d’information

Gestion des membres et administration de la fédération

• Gestion des données relatives aux membres et aux adresses

• Traitement des adhésions et des démissions

• Assistance aux associations cantonales

• Mise à jour des bases de données de la fédération

• Coordination des processus administratifs

Finances et administration

• Participation à l’établissement du budget, à la planification financière et à la clôture des comptes

• Facturation et suivi des paiements

• Vérification, comptabilisation et validation des factures fournisseurs ainsi que contrôle des écritures comptables

• Préparation des documents pour la révision et la clôture des comptes

• Gestion des contrats, des assurances et de la documentation

• Responsabilité des archives physiques et numériques de la fédération ainsi que du respect des obligations de conservation

Collaboration avec les partenaires

• Entretien des relations de collaboration avec les autorités, les institutions culturelles et les fédérations partenaires

• Suivi des sponsors et des partenaires de financement

• Coordination des prestataires externes

• Assistance pour les demandes de subventions et les décomptes de projets

Numérisation et développement organisationnel

• Perfectionnement des processus administratifs

• Mise en place et optimisation des outils de travail numériques

• Soutien dans le cadre de projets informatiques et logiciels

• Participation à la mise en œuvre de la stratégie de la fédération

• Apport d’idées personnelles pour le développement du secrétariat

Exigences

Qualifications professionnelles

• Formation commerciale ou en gestion d’entreprise, idéalement complétée par une formation continue en gestion associative, de projets ou dans le secteur à but non lucratif

• Plusieurs années d’expérience professionnelle dans une fonction similaire

• Expérience dans l’organisation de projets ou d’événements complexes

• Très bonne maîtrise de MS-365 et forte affinité pour le numérique

Compétences personnelles

• Sens de l’organisation et de la planification

• Méthode de travail autonome, structurée et fiable

• Excellentes compétences relationnelles et communicatives

• Esprit et attitude orientés vers le service

• Résistance au stress et flexibilité

• Discrétion et fiabilité

• Sens de la négociation et attitude diplomatique

• Plaisir à travailler avec des bénévoles

Compétences linguistiques

• Très bonne maîtrise de l’allemand à l’oral et à l’écrit

• Bonne maîtrise du français

• La maîtrise de l’italien est un atout

Autres

• Disponibilité pour des interventions occasionnelles le soir et le week-end

• Intérêt pour les coutumes, la culture et le monde associatif suisses

• Disponibilité pour voyager en Suisse